Czym zajmuje się rzecznik?
Pracownicy mają prawo informować o okolicznościach, które wskazują na naruszenie prawa lub przepisów wewnętrznych. Informacje te odbiera zewnętrzny zaufany organ w postaci rzecznika. Oferuje on prawnie chroniony i poufny obszar konsultacji poza firmą. Informuje on sygnalistę o jego prawach i dalszym sposobie postępowania. Biuro rzecznika przekazuje informacje do osoby kontaktowej w firmie tylko za zgodą sygnalisty. Sygnalista nie zostanie wymieniony z nazwiska. Biuro rzecznika może być zaangażowane w ten proces jako osoba zaufana. Jest ono w każdej chwili do dyspozycji sygnalisty jako punkt kontaktu.
Kto może skontaktować się z biurem rzecznika?
Z biurem rzecznika mogą kontaktować się m.in. pracownicy, dostawcy, partnerzy dystrybucyjni oraz klienci.
Jakie informacje przyjmuje biuro rzecznika?
Biuro rzecznika przyjmuje informacje o naruszeniach prawa oraz o naruszeniach wewnętrznych. Jego głównym celem jest ujawnianie przestępstw gospodarczych i księgowych oraz szkód majątkowych, a także zapobieganie im. Można jednak zgłaszać także przypadki naruszeń zasad wewnętrznych oraz obowiązków dochowania staranności w zakresie przestrzegania praw człowieka.
Czy mogę mieć pewność, że biuro rzecznika przekaże informacje tylko w dozwolonym przeze mnie zakresie?
Tak. Sygnalista sam decyduje o tym, jakie informacje przekazuje biuru rzecznika oraz które informacje biuro rzecznika przekaże firmie w następnym kroku. Tylko w przypadku nadużycia, tj. w przypadku umyślnie sfałszowanych informacji, biuro rzecznika jest upoważnione do dalszego przekazania informacji, nawet wbrew woli sygnalisty. Biuro rzecznika przekaże wtedy taką informację przy pierwszym kontakcie.
Czy korzystanie z usług biura rzecznika jest odpłatne?
Nie, każdy może bezpłatnie korzystać z usług biura rzecznika.
Czy mogę skontaktować się z biurem rzecznika anonimowo?
Tak, sygnalista może skontaktować się biurem rzecznika anonimowo. Zasada ta obowiązuje już przy pierwszym kontakcie. Na życzenie biuro rzecznika zachowuje anonimowość sygnalisty wobec firmy.
Co dzieje się z przekazywaną przeze mnie informacją?
Zgłoszenie sygnalisty zostanie sprawdzone pod kątem przestrzegania prawa i wewnętrznych zasad firmy oraz uwzględniania interesów wszystkich zaangażowanych stron. W tym celu, po uprzednim sprawdzeniu, biuro rzecznika przekazuje informacje osobie kontaktowej w firmie.
Czy mogę skontaktować się z biurem rzecznika w sprawie statusu postępowania?
Sygnalista może w dowolnym momencie skontaktować się z biurem rzecznika w celu uzyskania informacji o statusie postępowania. Biuro rzecznika powiadomi sygnalistę o wyniku postępowania w zakresie dopuszczalnym prawnie najpóźniej po zamknięciu sprawy.
Czy po kontakcie z biurem rzecznika staje się ono „moim adwokatem”?
Nie, biuro rzecznika nie może reprezentować sygnalisty w jakimkolwiek postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Z tego powodu nie może ono również podejmować żadnych kroków w celu egzekwowania indywidualnych praw lub roszczeń sygnalisty na drodze sądowej.
Czy biuro rzecznika rzeczywiście jest niezależne?
Tak. Biuro rzecznika jest samodzielnym i niezależnym podmiotem, niepodlegającym jakimkolwiek wytycznym ze strony firmy co do merytorycznego rozstrzygnięcia sprawy. Biuro rzecznika po własnej, rzetelnej kontroli decyduje, czy i w jakim stopniu może przekazać sprawę firmie.
W jaki sposób nawiązać kontakt po raz pierwszy?
Pierwszy kontakt można nawiązać z poziomu platformy (link do kontaktu), w drodze rozmowy telefonicznej, e-mailowo, SMS-em, pocztą albo podczas osobistej rozmowy.
Czy mogę w dalszym ciągu kontaktować się z dotychczas odpowiedzialnymi podmiotami w firmie?
Tak. Do dyspozycji każdego pracownika niezmiennie pozostaje odpowiedni członek kadry kierowniczej, rada pracownicza oraz wszystkie znane mu punkty kontaktu.
Czy, jako sygnaliście, przysługuje mi ochrona?
Tak. Każdy sygnalista jest chroniony. Nie będzie tolerowane jakiekolwiek działanie odwetowe wobec sygnalisty.
W jaki sposób zapobiega się naruszeniom w placówce (donosy)?
Mimo niezmiennie wyrażanego sceptycyzmu przypadki donosicielstwa w biurze rzecznika zdarzają się bardzo rzadko. Mimo to zaufany organ na początku rozmowy informuje sygnalistę o tym, że nadużycie systemu whistleblowingu nie będzie tolerowane, a także że w przypadku umyślnego, a zatem świadomego nadużycia rzecznik będzie zobowiązany do przekazania firmie personaliów sygnalisty. W każdym wypadku w razie umyślnego nadużycia systemu whistleblowingu pracownikowi grożą konsekwencje dyscyplinarne.
W jaki sposób zapewniane są ochrona i bezpieczeństwo danych?
Biuro rzecznika zapewnia przestrzeganie ustawowych obowiązków przechowywania danych oraz innych postanowień z zakresu ochrony danych. Gromadzone dane osobowe ograniczają się do informacji na temat tożsamości sygnalisty oraz osób dotkniętych danym incydentem.
Czy natychmiast dowiem się, że ktoś przekazał informacje na mój temat?
Nie. Istnieje domniemanie niewinności. Każde zgłoszenie sygnalisty zostanie sprawdzone pod kątem przestrzegania prawa i wewnętrznych zasad firmy z uwzględnieniem interesów wszystkich zaangażowanych stron. Dopiero po zakończeniu kontroli zostanie podjęta decyzja o potencjalnych dalszych krokach.
Co się stanie, jeśli przekażę informacje, które ostatecznie okażą się nieprawdziwe?
O ile informacje zostaną przekazane w dobrej wierze, to znaczy nie dojdzie do ich umyślnego zafałszowania, sygnalista nie musi obawiać się jakichkolwiek konsekwencji.
Czy muszę zgłosić się do biura rzecznika, jeśli podejrzewam naruszenie przepisów?
Nie, korzystanie z usług biura rzecznika jest dobrowolne. To dodatkowy punkt kontaktu.
Czy mogę udać się do biura rzecznika osobiście?
Tak. W każdym momencie istnieje możliwość, aby po uzgodnieniu terminu osobiście spotkać się z zaufanym organem i przeprowadzić poufną rozmowę.
Czy w czasie pracy wolno kontaktować się z biurem rzecznika, a nawet udawać się do biura?
Tak.
Czy wszystkie poniesione przeze mnie koszty podróży zostaną zwrócone przez firmę?
Tak, firma pokrywa koszty podróży. Zaufany prawnik zajmuje się prowadzeniem sprawy dalej, by w razie potrzeby i tu zachować anonimowość.
Czy otrzymam powiadomienie, kiedy przekazane przeze mnie informacje zostaną przetworzone?
Tak. Biuro rzecznika albo firma powiadomi sygnalistę o wyniku postępowania w zakresie dopuszczalnym prawnie najpóźniej po zamknięciu sprawy.
Czy rzecznik musi wyjawić moją tożsamość, jeśli zostanie wezwany na świadka w postępowaniu karnym albo cywilnym?
Nie. Jeśli rzecznik zostanie wezwany na świadka w postępowaniu karnym czy cywilnym bądź postępowaniu innego rodzaju, wskaże imiona i nazwiska oraz tożsamość konsultujących się z nim sygnalistów tyko wtedy, gdy otrzyma na to wyraźną zgodę ze strony firmy i sygnalisty.
Czy mogę zwrócić się do biura rzecznika i dopiero na koniec rozmowy zadecydować, czy sprawa powinna zostać przekazana firmie?
Tak. Można w pełni poufnie skontaktować się z biurem rzecznika na początkowym etapie. Rzecznik poinformuje sygnalistę o jego prawach na początku rozmowy. W takim wypadku dopiero na koniec rozmowy sygnalista podejmie decyzję, czy i w jakiej formie informacje powinny zostać przekazane firmie.
Czy powinienem/powinnam zgłosić się do biura rzecznika, jeśli takie zgłoszenie mogłoby doprowadzić także do mojej odpowiedzialności karnej?
Z biurem rzecznika można skontaktować się także wówczas, kiedy sygnalista ma do przekazania informacje, które mogłyby doprowadzić do jego odpowiedzialności karnej. Po pierwsze rzecznik może poinformować sygnalistę o jego prawach, a po drugie samodzielne zgłoszenie się w ramach istniejącego stosunku pracy jest oceniane pozytywnie, a w toku ewentualnego postępowania sądowego może wpłynąć na złagodzenie kary.
Czy rzecznik jest zobowiązany do tego, by przekazać prokuraturze informacje o czynie zabronionym?
Nie. Jedynie w bardzo wąskim, wyjątkowym zakresie, w przypadku najpoważniejszych czynów zabronionych każdy jest zobowiązany do zawiadomienia prokuratury o możliwości popełnienia przestępstwa.
Jak wygląda postępowanie z informacją, która dotyczy samej osoby kontaktowej w firmie?
W takim wypadku rzecznik może zwrócić się bezpośrednio do kierownictwa firmy.
Jak długo zajmuje zakończenie sprawy?
Nie ma jednej odpowiedzi na to pytanie. Niektóre zawiadomienia można przetworzyć w ciągu zaledwie kilku godzin. Z kolei w przypadku bardziej skomplikowanych incydentów prace mogą trwać nawet kilka tygodni.
