Welke taken heeft de ombudsman?
Medewerkers hebben het recht te wijzen op omstandigheden die een overtreding van wetten of interne regels lijken te zijn. De externe vertrouwensadvocaat ontvangt deze meldingen in zijn rol als ombudsman. Hij biedt een wettelijk beschermde en vertrouwelijke ruimte buiten het bedrijf. Hij legt de klokkenluider uit wat zijn rechten zijn en hoe verder te gaan. Alleen met toestemming van de klokkenluid(st)er zal de ombudsman de melding doorsturen naar zijn aanspreekpartner in het bedrijf. Hierbij wordt de klokkenluider niet genoemd. De ombudsman kan worden betrokken in het proces als vertrouwenspersoon. Hij staat de klokkenluider te allen tijde ter beschikking als aanspreekpartner.
Wie kan een beroep doen op de ombudsman?
Onder andere medewerkers, leveranciers, distributiepartners en klanten kunnen zich tot de ombudsman wenden.
Welke meldingen accepteert de ombudsman?
De ombudsman neemt meldingen van wetsovertredingen en interne overtredingen in behandeling. Hoofddoel is het onderzoeken en voorkomen van economische misdrijven, boekhoudfraude en vermogensschade. Maar ook inbreuken op interne richtsnoeren of schendingen van het due diligence-beleid op het gebied van mensenrechten kunnen worden gemeld.
Kan ik er zeker van zijn dat de ombudsman alleen informatie doorgeeft voor zover ik hem dat toesta?
Ja. Alleen de klokkenluider beslist welke informatie hij of zij aan de ombudsman geeft en welke informatie de ombudsman in een vervolgstap aan het bedrijf mag doorgeven. Alleen in geval van misbruik, dat wil zeggen in het geval van opzettelijk valse meldingen, is de ombudsman bevoegd om informatie door te geven, zelfs tegen de wil van de klokkenluider. De ombudsman verduidelijkt dit bij het eerste contact.
Kost het mij iets als ik gebruik maak van de ombudsman?
Nee, de ombudsman kan door iedereen gratis worden gebruikt.
Kan ik ook anoniem contact opnemen met de ombudsman?
Ja, klokkenluiders kunnen ook anoniem contact opnemen met de ombudsman. Dit geldt reeds wanneer u voor het eerst contact opneemt met de ombudsman. Desgewenst beschermt de ombudsman vervolgens de anonimiteit van de klokkenluider ten opzichte van het bedrijf.
Wat gebeurt er met mijn melding?
De melding zal worden opgevolgd met inachtneming van de wet en het huishoudelijk reglement en rekening houdend met de belangen van alle betrokken partijen. Daartoe stuurt de ombudsman de melding na voorafgaand onderzoek door naar zijn aanspreekpartner in het bedrijf.
Mag ik contact opnemen met de ombudsman over de status van de procedure?
De klokkenluider kan te allen tijde contact opnemen met de ombudsman voor informatie over de stand van zaken. Uiterlijk na afloop van de procedure wordt de klokkenluider door de ombudsman op de hoogte gesteld van het resultaat, voor zover dat wettelijk is toegestaan.
Wordt de ombudsman “mijn advocaat” als ik contact met hem opneem?
Nee, de ombudsman mag een klokkenluider niet vertegenwoordigen in administratieve of gerechtelijke procedures. Daarom kan en mag de ombudsman ook geen stappen ondernemen om de individuele rechten of vorderingen van de klokkenluider juridisch af te dwingen.
Is de ombudsman echt onafhankelijk?
Ja. De ombudsman is een zelfstandig en onafhankelijk advocaat die niet onderworpen is aan instructies van de onderneming over de inhoudelijke behandeling van de zaak. De ombudsman beslist op basis van zijn eigen plichtmatig onderzoek of en in welke mate hij een zaak mag doorgeven aan het bedrijf.
Hoe wordt het eerste contact gelegd?
Het eerste contact kan worden gelegd via het platform (contactlink), in een telefoongesprek, per e-mail, per sms, per post of in een persoonlijk gesprek.
Kan ik contact blijven opnemen met de tot dan toe verantwoordelijke afdelingen in het bedrijf?
Ja. Iedere medewerker blijft over zijn leidinggevende, de ondernemingsraad en alle bekende aanspreekpartners beschikken als eerste aanspreekpunt.
Ben ik beschermd als klokkenluider?
Ja. De klokkenluider wordt beschermd. Geen enkele vergeldingsactie gericht tegen de klokkenluider wordt getolereerd.
Hoe wordt misbruik van de voorziening (verklikken) voorkomen?
Ondanks herhaald scepticisme, komen gevallen van verklikken door informanten bij de aanstelling van een ombudsman zelden voor. Desalniettemin deelt de vertrouwensadvocaat de klokkenluider aan het begin van het gesprek mee dat misbruik van de klokkenluidersregeling niet wordt getolereerd en dat hij in geval van opzettelijk, d.w.z. bewust, misbruik verplicht is de persoonsgegevens van de klokkenluider aan het bedrijf door te geven. In ieder geval dreigen er voor medewerkers bij opzettelijk misbruik van het informatiebeheer disciplinaire gevolgen.
Hoe worden gegevensbescherming en gegevensbeveiliging nageleefd?
De ombudsman ziet toe op de naleving van de wettelijke bewaarplicht en de wettelijke bepalingen inzake gegevensbescherming. De verzamelde persoonsgegevens zijn beperkt tot informatie over de identiteit van de klokkenluider en de betrokkene(n).
Word ik onmiddellijk ontslagen als ik deel uitmaak van een melding?
Nee. Er geldt het vermoeden van onschuld. Elke melding wordt opgevolgd in overeenstemming met de wet en de interne regels en met inachtneming van de belangen van alle betrokken partijen. Pas na afloop van het onderzoek zal een besluit worden genomen over eventuele maatregelen.
Wat gebeurt er als ik een melding doe, maar die blijkt uiteindelijk niet te kloppen?
Zolang de melding te goeder trouw is gedaan, d.w.z. niet opzettelijk vals, hoeft de klokkenluider geen gevolgen te vrezen.
Moet ik contact opnemen met de ombudsman als ik een wetsovertreding vermoed?
Nee, het gebruik van de ombudsman is vrijwillig. Deze dienst is opgezet als een extra contactpunt.
Kan ik de ombudsman ook persoonlijk bezoeken?
Ja. Het is te allen tijde mogelijk om op afspraak de vertrouwensadvocaat persoonlijk te bezoeken en een vertrouwelijk gesprek te voeren.
Mag ik de ombudsman contacteren of zelfs bezoeken tijdens de werkuren?
Ja.
Krijg ik mijn reiskosten vergoed?
Ja, reiskosten worden vergoed door het bedrijf. De behandeling wordt overgenomen door de vertrouwensadvocaat, zodat ook hier de anonimiteit - voor zover nodig - behouden blijft.
Krijg ik bericht als mijn melding is verwerkt?
Ja. Uiterlijk na afloop van de procedure wordt de klokkenluider door de ombudsman of het bedrijf, voor zover wettelijk toegestaan, op de hoogte gesteld van het resultaat.
Moet de ombudsman mijn identiteit bekendmaken wanneer ik in een strafrechtelijke of civiele procedure als getuige wordt gehoord?
Nee. Indien de ombudsman wordt opgeroepen als getuige in een strafrechtelijke, civiele of andere procedure, zal de ombudsman de naam en identiteit van de klokkenluider die advies vraagt alleen bekendmaken als hij daartoe uitdrukkelijk toestemming heeft gekregen van zowel het bedrijf als de klokkenluider.
Kan ik contact opnemen met de ombudsman en pas aan het einde van het gesprek beslissen of de zaak moet worden doorverwezen naar het bedrijf?
Ja. De ombudsman kan in eerste instantie in alle vertrouwen worden gecontacteerd. Aan het begin van het gesprek legt hij de rechten van de klokkenluider uit. Pas aan het einde van het gesprek beslist de klokkenluider of en in welke vorm de informatie aan het bedrijf moet worden doorgegeven.
Moet ik me ook tot de ombudsman wenden als ik zelf misschien een strafbaar feit heb gepleegd?
De ombudsman kan ook worden gecontacteerd als de klokkenluider zelf een strafbaar feit heeft gepleegd. Enerzijds kan de ombudsman de klokkenluider informeren over zijn of rechten; anderzijds wordt een zelfbekendmaking positief beoordeeld in het kader van de bestaande arbeidsrelatie en kan deze een verzachtend effect hebben op de strafmaat in een eventuele latere rechtszaak.
Is de ombudsman verplicht de melding over een strafbaar feit rechtstreeks door te geven aan het parket?
Nee. Alleen in nauwkeurig omschreven uitzonderlijke gevallen van echt ernstige strafbare feiten is iedereen verplicht de melding over een strafbaar feit door te geven aan het parket
Hoe wordt een melding verwerkt waarbij de aanspreekpartner in het bedrijf zelf betrokken is?
In dat geval kan de ombudsman rechtstreeks contact opnemen met de directie van het bedrijf.
Hoe lang duurt het om resultaat te krijgen?
Die vraag is niet algemeen te beantwoorden. Er zijn meldingen die binnen een paar uur kunnen worden afgerond. Bij omvangrijke onderzoeken kan de verwerking enkele weken duren.
