Quali sono i compiti del difensore civico?
I dipendenti hanno il diritto di segnalare situazioni riconducibili ad una violazione di leggi o regolamenti interni. L’avvocato di fiducia esterno, in qualità di difensore civico, riceve queste segnalazioni. Offre dunque un’area protetta, esterna all’azienda, in termini di tutela giuridica e di riservatezza. Spiega al denunciante quali sono i suoi diritti e come procedere. Solo con il consenso del/della denunciante, il difensore civico inoltrerà la segnalazione al proprio referente in azienda. Non viene fatto il nome del denunciante. Il difensore civico può essere coinvolto come persona di fiducia nella pratica e rimane a disposizione del denunciante come referente in qualsiasi momento.
Chi può rivolgersi al difensore civico?
Tra gli altri, possono rivolgersi al difensore civico i dipendenti, i fornitori, i distributori e i clienti.
Quali segnalazioni può ricevere il difensore civico?
Il difensore civico riceve le segnalazioni di violazioni della legge e dei regolamenti interni. L’obiettivo è principalmente quello di fornire informazioni e impedire i reati economici, il falso in bilancio e i danni al patrimonio. Tuttavia, possono essere riferite anche le violazioni delle direttive interne o degli obblighi di diligenza in materia di diritti umani.
Posso essere sicuro che l’organo di mediazione divulgherà le informazioni solo nella misura in cui glielo consentirò?
Sì. Il soggetto coinvolto deciderà autonomamente quale informazioni fornire all’organo di mediazione e quali informazioni quest’ultimo deve trasmettere all’azienda in un secondo momento. Solo in caso di abuso, ovvero in caso di segnalazioni deliberatamente false, l’organo di mediazione è autorizzato a trasmettere informazioni anche contro la volontà del soggetto coinvolto. L’organo di mediazione renderà nota questa decisione durante il primo contatto.
Ci sono dei costi per me se mi avvalgo di un difensore civico?
No, chiunque può avvalersi di un difensore civico gratuitamente.
Posso rivolgermi al difensore civico anche anonimamente?
Sì, i denuncianti possono rivolgersi anche anonimamente al difensore civico. Questo vale sin dal primo contatto. Se lo si desidera, il difensore civico mantiene anche in seguito l’anonimato del denunciante nei confronti dell’azienda.
Cosa succede con la mia segnalazione?
La segnalazione viene indagata nel rispetto della legge e dei regolamenti interni, tenendo conto degli interessi di tutte le parti coinvolte. A tal fine, il difensore civico inoltra la segnalazione al proprio referente in azienda previa verifica.
Posso mettermi in contatto con il difensore civico per informarmi sullo stato del procedimento?
Il denunciante può informarsi in qualsiasi momento presso il difensore civico sullo stato del procedimento. Al più tardi dopo la conclusione della pratica, il denunciante viene informato dal difensore civico sul relativo esito entro i limiti consentiti dalla legge.
Il difensore civico diventa il “mio avvocato” se mi rivolgo a lui?
No, il difensore civico non può rappresentare il denunciante in un procedimento amministrativo o giudiziario. Pertanto, il difensore civico non può nemmeno ricorrere ai mezzi legali per far valere diritti individuali o rivendicazioni del denunciante.
Il difensore civico è realmente indipendente?
Sì. Il difensore civico è un avvocato autonomo e indipendente non soggetto alle direttive dell’azienda per quanto riguarda i contenuti del procedimento. Il difensore civico decide, a seguito di una propria verifica debitamente svolta, se e in che misura riferire determinate situazioni all’azienda.
Come avviene il primo contatto?
Il primo contatto può avvenire tramite la piattaforma (link di contatto), con una telefonata, per e-mail, SMS, per posta o con un colloquio personale.
Posso continuare a rivolgermi comunque ai responsabili all’interno dell’azienda?
Sì. A disposizione di ciascun dipendente continuano ad esserci i suoi superiori, il consiglio di fabbrica e tutti i responsabili già noti come referenti principali.
Ricevo protezione in qualità di denunciante?
Sì. Il denunciante è protetto. Non è tollerata alcuna forma di ritorsione nei confronti del denunciante.
Come si previene un abuso dell’istituzione (delazione)?
Nonostante lo scetticismo più volte manifestato, i casi di delazione presso l’istituzione del difensore civico sono molto rari. Tuttavia, l’avvocato di fiducia spiega al denunciante all’inizio del colloquio che un abuso del meccanismo delle denunce non sarà tollerato e che in caso di abuso intenzionale, cioè cosciente, sarà tenuto a comunicare all’azienda i dati personali del denunciante. Ad ogni modo, in caso di abuso intenzionale del meccanismo delle denunce i dipendenti vanno incontro a conseguenze disciplinari.
Come si garantiscono la protezione e la sicurezza dei dati?
Il difensore civico assicura il rispetto degli obblighi di legge per la conservazione dei dati e delle disposizioni in materia di privacy. I dati personali raccolti si limitano alle informazioni sull’identità del denunciante e della/e persona/e coinvolta/e.
Vado incontro ad un licenziamento immediato se sono oggetto di una segnalazione?
No. Si applica la presunzione di innocenza. Ogni segnalazione viene indagata nel rispetto della legge e dei regolamenti interni, tenendo conto degli interessi di tutte le parti coinvolte. Solo al termine delle indagini viene presa una decisione sui possibili provvedimenti.
Cosa succede se faccio una segnalazione che alla fine si rivela erronea?
Purché la segnalazione avvenga in buona fede, cioè se non viene intenzionalmente dichiarato il falso, il denunciante non ha da temere alcuna conseguenza.
Sono tenuto a rivolgermi al difensore civico se sospetto una violazione della legge?
No, il ricorso al difensore civico è volontario. L’istituzione del difensore civico funge da ulteriore referente.
Posso recarmi dal difensore civico anche personalmente?
Sì. In qualsiasi momento è possibile recarsi dall’avvocato di fiducia su appuntamento per un colloquio confidenziale.
Posso contattare o addirittura recarmi dal difensore civico durante l’orario di lavoro?
Sì.
Verranno rimborsate le spese di viaggio dall’azienda?
Sì, le spese di viaggio verranno rimborsate dall’azienda. Il giurista d’impresa si occupa dell'esecuzione del caso, in modo da preservare l’anonimato per quanto necessario.
Ricevo un avviso quando la mia segnalazione è stata evasa?
Sì. Al più tardi dopo la conclusione della pratica, il denunciante viene informato dal difensore civico o dall’azienda sull’esito entro i limiti consentiti dalla legge.
Il difensore civico è tenuto a comunicare la mia identità se viene interrogato in qualità di testimone in un procedimento penale o civile?
No. Se il difensore civico dovesse essere interrogato come testimone nell’ambito di un procedimento penale, civile o di altro tipo, divulgherà il nome e l’identità del denunciante che ha richiesto la sua consulenza soltanto se sarà stato espressamente autorizzato a farlo sia dall’azienda che dal medesimo denunciante.
Posso rivolgermi al difensore civico e decidere solo al termine del colloquio se i fatti dovranno essere riferiti all’azienda?
Sì. Il difensore civico può essere inizialmente contattato a titolo completamente confidenziale. Il difensore spiegherà al denunciante quali sono i suoi diritti all’inizio del colloquio. Solo alla fine del colloquio il denunciante deciderà se e in quale forma le informazioni dovranno essere trasmesse all’azienda.
Devo rivolgermi al difensore civico anche nel caso in cui sia io ad aver compiuto un’azione potenzialmente punibile?
Il difensore civico può anche essere contattato quando è il denunciante stesso ad aver compiuto un’azione potenzialmente punibile. Da un lato, il difensore civico può informare il denunciante su quali sono i suoi diritti e, dall’altro, un’autodenuncia viene valutata positivamente nell’ambito del rapporto lavorativo esistente e può portare ad una mitigazione della pena in sede di un eventuale procedimento giudiziario successivo.
Il difensore civico è tenuto trasmettere immediatamente al pubblico ministero una denuncia di un reato?
No. Solo in casi eccezionali e strettamente limitati, in presenza di reati particolarmente gravi, è previsto il dovere di trasmettere la denuncia di un reato al pubblico ministero.
Come viene trattata una denuncia che coinvolge direttamente un referente dell’azienda?
In questo caso, il difensore civico può rivolgersi direttamente alla direzione dell’azienda.
Quanto tempo ci vuole per giungere a un esito?
Non è possibile dare una risposta valida in generale. Ci sono denunce che si risolvono nel giro di poche ore. In caso di indagini impegnative, la pratica può richiedere diverse settimane.
